Agenda

L’outil peut être utilisé comme comme agenda, emploi du temps et cahier de texte. L’emploi du temps de la classe, les évènements de l’école et les agendas des groupes de travail peuvent se superposer à l’agenda privé de l’usager. Les responsabilités éditoriales sont :

• le directeur, pour les évènements concernant l’école
• l’enseignant, pour l’emploi du temps de la classe
• l’administrateur du groupe de travail pour les évènements du groupe
• chaque usager, pour son agenda personnel

En complément des fonctions emploi du temps et agenda, ce module propose la gestion d’un cahier de texte : l’enseignant peut mentionner les leçons pour une date précise.

Par défaut, un seul agenda est affiché. Si l’on accède à la rubrique via le bouton “Agenda” des icones personnels, on affiche l’agenda personnel. Sinon, si l’accès se fait via un groupe de travail, une zone de travail d’une classe ou d’une école, on affichera l’agenda correspondant.

Dans tous les cas, il est ensuite possible d’afficher plusieurs agendas, en les superposant. Les agendas qu’il est possible de consulter s’affichent par le sous-menu “Agendas” : les agendas cochés s’affichent après validation.

Les agendas sont affichés au travers d’une vue par semaine. La plage horaire affichée est, par défaut, 8h-18h, mais elle s’adapte automatiquement si un évènement se trouve en dehors de cette plage. L’année et le numéro de la semaine sont mentionnés et des liens permettent de rapidement passer à la semaine précédente/suivante.

Les évènements sont affichés de façon visuelle dans des cases dont la hauteur dépend de la durée de chaque évènement. En passant la souris sur un évènement, quelques informations complémentaires sont affichés : horaires, titre, descriptif, lieu. Si le profil le permet, les liens permettant de le modifier et supprimer s’affichent.

Si deux évènements ont lieu en même temps, leurs cases respectives se chevauchent.

Il y a deux façons d’ajouter un évènement :

• Utiliser le lien “Ajouter un évènement” dans le sous-menu de la rubrique agenda
• Cliquer sur une case libre de l’agenda. Le formulaire de saisie de l’évènement remplira automatiquement le jour et l’heure.

Il n’est possible d’ajouter un évènement que si l’on dispose des droits nécessaires

Le formulaire d’ajout d’un évènement comprend les champs suivants :

• Agenda (obligatoire) : choisissez dans quel agenda sera ajouté l’évènement. L’agenda proposé est celui actuellement affiché mais elle peut en proposer d’autres selon les agendas affichés et les droits dans ces agendas.
• Titre (obligatoire) : donnez un titre à l’évènement, il apparaîtra dans la vue hebdomadaire.
• Description (optionnel) : décrivez l’évènement, ce texte apparaîtra quand l’utilisateur passe la souris au-dessus de l’évènement. Il est possible de mettre en forme (gras, italique...) et d’insérer une photo ou un document venant d’un album ou d’une zone de documents si l’agenda concerné en dispose. Il est cependant conseillé de ne pas surcharger la description et de ne pas abuser de la mise en forme dans un souci de clarté.
• Lieu (optionnel) : indiquez où se déroulera l’évènement
• Du / au (obligatoire) : indiquez le jour et l’heure du début et de la fin de l’évènement. Ces valeurs sont pré-remplies (mais modifiables) si vous avez cliqué sur une case vide d’un agenda. Si c’est un évènement qui dure toute la journée, cochez la case correspondante. Dans ce cas, les heures de début et de fin deviennent inutiles.
• Répétition (optionnel) : voir ci-dessous

Si l’évènement se répète, vous pouvez le préciser et définir la fréquence de la répétition. Iconito répètera et affichera automatiquement l’évènement autant de fois que nécessaire dans les différentes semaines. Un évènement peut se répéter :

• chaque jour
• chaque semaine
• chaque mois
• chaque année

En plus de la fréquence, il est nécessaire de préciser jusqu’à quand la répétition est valable. Elle peut se faire :

• indéfiniment
• un certain nombre de fois
• jusqu’à un jour précis

Notes :

1. Le premier jour de la répétition est le jour saisi dans le champ “Du”
2. Les différentes répétitions d’un évènement sont indissociables : la suppression de l’une entraîne la suppression de toutes les autres.

L’import permet d’insérer simplement et rapidement des évènements dans un agenda à partir d’un fichier au format “iCalendar” (aussi appelé “iCal”, avec une extension “.ics”). Vous pouvez choisir un fichier iCal de votre ordinateur ou indiquer l’adresse web d’un tel fichier sur Internet. Voir dans la FAQ pour avoir des adresses de sites proposant de tels fichiers.

Il y a deux comportements possibles entre les évènements compris dans le fichier et les évènements déjà présents dans l’agenda :

• Vider l’agenda actuel sur la période concernée puis importer les évènements
  Iconito détecte la période couverte par les évènements du fichier, efface les évènements déjà présents dans l’agenda

• Importer sans rien comparer
  Iconito va insérer les évènements contenus dans le fichier sans faire de test ou effacer la période concernée avant. Importer deux fois de suite le même fichier de cette façon provoquera entraîne un doublon des évènements

L’export d’un agenda vous permet de récupérer les évènements d’une période et d’un agenda (ou plusieurs) dans un fichier avec une extension “.ics”. Ce fichier, au format “iCalendar” ou “iCal”, contient les évènements concernés et peut ensuite être utilisé pour intégrer les évènements de votre agenda Iconito dans un autre logiciel gérant les rendez-vous, les plannings etc.

La zone des leçons s’affiche sous l’agenda si l’utilisateur affiche un agenda de classe. Si c’est un enseignant, il peut saisir et modifier les leçons de chaque journée. L’élève n’a lui accès qu’en visualisation aux leçons.

Formulaire de saisie des leçons :

• Pour en savoir plus sur le format iCalendar, rendez-vous sur cette page de Wikipédia.

1. Est-ce que je peux saisir un évènement commençant avant 8h ou finissant après 18h ?
   Oui, il est tout à fait possible d’ajouter un évènement “débordant” de la plage horaire par défaut. L’affichage de la semaine s’adaptera automatiquement, en commençant plus tôt et/ou finissant plus tard.
2. Où trouver des fichier iCal sur Internet ?
   Le site http://www.icalshare.com propose des centaines de calendriers, dans des domaines très variés (sport, cinéma, éducation...). C’est en Anglais mais en cherchant un peu vous y trouverez des calendriers d’évènements français.